Cómo trabajar en la aplicación del agente
Cuando el chat se ha instalado en su sitio web por lo general surge una pregunta ¿cómo puedo recibir mensajes desde el sitio web?
Para ello se debe utilizar la aplicación de agente. Puede ser instalado en un PC o MAC:
o puede abrirla en su navegador en este link
Aparte de esas aplicaciones, también hay aplicaciones móviles con menos funcionalidades para Android y Ios, en dónde puede recibir los chats al no estar en el PC. Más información en este link
Si usted se registró en nuestro sitio web e instaló el chat, use el mismo correo electrónico y contraseña de JivoChat. Si el que está registrado, lo añade a usted como un agente debería recibir un correo electrónico como el siguiente con los datos de usuario y contraseña:
Utilice el link "Instalar aplicación de JivoChat" o descargue la aplicación por los enlaces anteriores. Un archivo jivosite.msi de instalación (para Windows u otro, depende de que versión del sistema operativo) se descargará a su PC. El proceso de instalación es muy simple, usted debe hacer clic en el botón de ejecutar el archivo, pulse "Instalar" y espere un poco hasta que se termine la instalación.
Después de la instalación se puede ejecutar la aplicación desde el icono en su escritorio o desde el menú Inicio-> Todas las aplicaciones-> Jivosite Después de lanzar la aplicación, verá la pantalla de inicio de sesión, en ella usted debe ingresar su correo electrónico y contraseña de JivoChat. Tenga en cuenta que la dirección de correo electrónico no debe contener letras mayúsculas.
Características básicas
Veamos los elementos básicos de la interfaz de la aplicación.
1. Centro de Atención: Todos los chats entrantes aparecerán en esta pestaña. Vea el siguiente tutorial para mayor información: link
2. CRM: En esta pestaña tendrá la lista de clientes, recordatorios y embudo de ventas. Para mayor información visite este link
3. Equipo: Verá la lista de los agentes. Todos los agentes que se agregan a su cuenta se enumeran en este campo. Verá un icono de círculo a la izquierda del nombre del agente que muestra el estado actual del agente: en verde el agente está en línea y en amarillo el agente se encuentra en el modo "ausente".
Si no tiene color el agente no está en línea. Si hace clic en el nombre del agente se abre una conversación con ese agente. Puede chatear con sus colegas al igual que con sus visitantes.
Si es administrador podrá cambiar las configuraciones de sus agentes en este menú al lado de cada agente en configuraciones
4. Teléfono: Aquí podrá visualizar el marcador para poder realizar llamadas
5. Visitantes: Puede supervisar los visitantes de su sitio web en esta página. También podrá enviar invitaciones manuales a sus visitantes.
6. Estadísticas: En esta sección podrá verificar todas las estadísticas relacionadas a los canales y a los agentes de su cuenta
7. Pro versión: En este menú podrá realizar la compra de la licencia de JivoChat.
8. Ajustes: Configure su cuenta de JivoChat y también la aplicación
9. El interruptor de "ausente". Este interruptor le permite activar el modo "Ausente". Usted puede utilizarlo si quiere tomar un descanso, pero no quiere cerrar la aplicación. En este modo, el usuario será desconectado para los nuevos visitantes de su sitio web, pero podrá continuar con los chats actuales.
El interruptor será de color amarillo cuando el modo Ausente está habilitado y verde cuando está en línea.
Chat con los visitantes
Cuando los visitantes abren su sitio web y ven la ventana de chat, la mayoría de los diálogos se inician a partir de una invitación automática - el chat aparece con la invitación y el visitante puede enviar un mensaje de respuesta.
Cuando un visitante envía un mensaje de respuesta, verá una notificación de solicitud de chat en la esquina inferior derecha de la pantalla:
Esto es lo que aparece:
1.Nombre del visitante. Si el visitante no llenó el formulario de contacto antes de la conversación el nombre se vería como "Nueva York 40" (cuando se detectó la ciudad para un visitante) o "Cliente 40" (cuando no se detectó la ciudad). El número en este caso es el identificador interno del visitante. El ID se asigna a cada visitante que entra en el sitio web.
2.La dirección URL actual del visitante (la página desde la cuál envía el mensaje)
3.El mensaje del visitante
4.Tres botones: Aceptar, respuesta rápida, ignorar:
• Cuando se pulsa el botón de Aceptar se abrirá la ventana de la aplicación y desde allí se podrá responder al visitante.
• Al pulsar el botón de respuesta rápida puede enviar un mensaje al visitante directamente desde la ventana de notificación. no se abrirá la ventana de la aplicación.
• Cuando se pulsa el botón Ignorar por primera vez la solicitud de chat será enviada a todos los agentes en línea. Si, además, ignoran el chat, verá la notificación dos veces más y si se ignora esas dos veces más, el chat se contará como perdido y el visitante verá un formulario en línea. Tenga en cuenta que no puede responder a los chats perdidos en la aplicación del agente, estas charlas se almacenan sólo en la sección de Archivos de su panel de administración.
Un diálogo con el visitante
Al hacer clic en el botón de Aceptar verá una ventana como esta:
Sus mensajes y los mensajes de los visitantes se muestran en la sección central grande, y el campo de entrada de texto se coloca en la parte inferior. En el lado izquierdo verá los visitantes y las listas de agentes y en el lado derecho - la información del cliente.
Se puede cambiar entre los visitantes o chats pulsando sobre su nombre en la lista, en este caso el texto que está escribiendo, será guardado si se interrumpe si cambia a otro visitante. Puede cerrar el chat haciendo clic en el botón "abandonar el chat" en la parte superior de la app en la conversación justo al lado del nombre del visitante, pero es mejor no cerrar el chat hasta que el visitante haya salido de la página web, ya que pueden tener nuevas preguntas. Si el agente cierra la conversación y el cliente regresa se contará como un nuevo chat.
La información detallada del visitante aparece en el lado derecho de la conversación:
• Nombre del visitante, dirección de correo electrónico y número de teléfono (si el visitante no envió esta información a través de contactos se mostrará la ciudad y un número)
• Fuente de la visita - aquí se puede encontrar información sobre la fuente de la visita, por ejemplo, en la búsqueda de Google o códigos UTM.
• Sitio web - el nombre de la página web que se encuentra en el panel de administración> Configuración del sitio web> Opciones.
• Tiempo en el sitio web - el tiempo que ha pasado visitante en el sitio web.
• título de la página actual. La URL de la página se mostrará colocando el puntero sobre el link. El historial de navegación se mostrará al hacer clic con el ratón.
• Número de visitas en su sitio web y el número de páginas visitadas en la sesión actual.
• Ubicación del visitante - país, ciudad, nombre de proveedor de Internet y la dirección IP.
En este mismo panel hemos añadido funciones interesantes para ayudarle con su flujo de trabajo.
Tenemos las siguientes:
Agente asignado: Podrá asignar un agente para que la próxima vez que el cliente entre en contacto, si el agente está disponible, se le sea asignado. Vea mas en este link
Tratos: Podrá crear embudos de ventas y ver el estado de sus clientes. Vea más aquí
Tareas: Podrá asignarse tareas para sus agentes y que nunca olviden contactar a un cliente. Vea más aquí
Funciones del chat
Usted puede encontrar varios botones en la esquina superior derecha del chat:
- Invitar: Puede invitar a su compañero a la conversación sin abandonarla. De este modo puede seguir ayudando al cliente.
- Bloquear al cliente: Esta característica le permite bloquear a los visitantes no deseados.
- Transferir chat: Puede transferir un chat a su compañero de otro departamento. Para ello pulse sobre el botón "Transferir chat" y seleccionar un agente.
- Bloquear o Spam: Puede bloquear a un cliente para que no pueda escribirle mas.
A continuación escriba el mensaje que se mostrará al agente (el visitante no verá este mensaje) y haga clic en Transferir:
¡Listo! Si su colega pulsa el botón Aceptar el chat será transferido.
Funciones durante el chat
Podrá ver algunas funciones en la parte inferior de la conversación cuando abra el chat:
Tenemos 2 opciones. Una en la parte superior y otra en la parte inferior.
1. Parte Superior:
Chat: Puede enviar un mensaje al sitio web
WhatsApp: En caso de tener WhatsApp conectado (para mayor información vea este link) puede continuar la conversación con el cliente vía WhatsApp
Correo electrónico: Puede responder al correo del cliente en caso de que lo haya informado
SMS: Puede responder vía SMS al cliente. Solo con números comprados a JivoChat, solo funciona en algunos países.
Comentario: Puede dejar un comentario el cual no será visible para el cliente. Son comentarios en la conversación que solo los agentes podrán ver. Esto para resumir el estado de un cliente o ayudarle a sus compañeros de trabajo en caso de que el mismo cliente le contacte mas tarde.
2. Parte inferior:
Traductor: Al hacer clic podrá traducir tanto sus mensajes cómo los del visitante.
Frases rápidas: Podrá guardar frases para que sus agentes o usted puedan usarlas cuándo necesite.
Al añadir la frase puede elegir
1- Una etiqueta y 2-Un atajo sencillo para la frase:
Puede editar sus frases haciendo clic en el botón del lápiz en el lado inferior derecho.
Emojis: Puede enviar emojis a sus clientes para hacer la conversación mucho más amena.
Enviar archivos: Podrá enviar archivos de hasta 10 MB guardados en su computador a sus visitantes:
Al hacer clic en este botón se abrirá la ventana con las carpetas en su PC. Puede seleccionar un archivo para enviar.
El visitante lo verá de la siguiente forma:
Puntero: Esta característica le permite resaltar un elemento en su sitio web y enviarlo al visitante. Una nueva ventana aparecerá al pulsar el botón de "puntero". En esta ventana, se cargará la página actual del visitante.
Haga clic en resaltar área:
Cuando se carga la página se puede seleccionar un elemento y comentarlo para el visitante:
A continuación pulse el botón "Enviar". El visitante recibirá un mensaje con su comentario con un botón VER, y cuando lo presione el elemento resaltado se muestra en la página. Así es como se ve desde el lado del visitante:
Tenga en cuenta que la función de "puntero" no funciona en las páginas con autorización, en otras palabras, en las páginas donde se debe ingresar el nombre de usuario o contraseña para acceder.
GIF: Podrá añadir GIFs a sus conversaciones directo desde la aplicación de JivoChat.
Configurar App
Podrá alterar todos los parámetros de configuración de la aplicación en esta sección.
Puede ir a Ajustes-> Configurar App:
En el menú General:
• Color de la barra lateral: Puede elegir el esquema de color oscuro o claro de la barra lateral.
• Consejos de escritura:. Esta función también se conoce como "frases". Frases de uso frecuente se almacenan y se muestran como formas predictivas de escritura durante el chat. Las frases se almacenan en el computador del agente.
• El cambio automático a modo "Ausente": La aplicación cambiará al modo ausente si no se toca ratón o el teclado por el período de tiempo especificado. Puede seleccionar el período de tiempo o desactivar esta función.
• Tipo de notificación: Aquí puede seleccionar el tipo de notificaciones o desactivarlas: Predeterminado Jivochat es el que se muestra en la siguiente imagen
Sistema operativo el de la siguiente imagen:
• Corrector ortográfico: Puede activarlo para corregir la ortografía del idioma seleccionado en la aplicación.
• Idioma: Se puede seleccionar el idioma de la interfaz de la aplicación del agente. Actualmente, tenemos los siguientes idiomas disponibles: Inglés, ruso, portugués, español.
Menú Audio
En esta sección se puede seleccionar el dispositivo de entrada de audio y realizar una prueba de eco del micrófono.
Menú Sonidos
En esta sección puede configurar el sonido de las notificaciones. También en esta sección se puede activar el sonido de notificación cuando un nuevo visitante entra en el sitio.
Menú teclas de acceso rápido
Puede configurar teclas de acceso rápido para las acciones necesarias. Los ajustes por defecto son:
• Aceptar el chat : Ctrl + R También puede activar o desactivar la interceptación global para aceptar la acción de chat, que permite el uso de esta tecla de acceso directo, incluso si la aplicación está en segundo plano. • Ir al chat anterior de la lista : Ctrl + Arriba • Ir al siguiente chat en la lista : Ctrl + Abajo • Cerrar el chat : Ctrl + W • Bloquear cliente/ lista negra : Ctrl + B • Transferencia de chat : Ctrl + T
Acerca de
Aquí podrá ver la versión actual de la aplicación y podrá enviar los registros del app a los desarrolladores para verificar errores.
Ajustes de la cuenta JivoChat
- Canales: Podrá añadir nuevos canales a su cuenta o nuevos sitios web.
- Compañeros: Podrá añadir usuarios a su equipo de trabajo.
- Integraciones: Verá la lista de integraciones disponibles cómo bots, crm, etc.
- Crédito: Para ver su balance y recargar créditos al sistema de Telefonía
- Configurar CRM: Verifique las funciones del CRM de JivoChat para que pueda configurar embudos y dar acceso a sus agentes.
- Mi cuenta: En este menú podrá cambiar todos los datos de su cuenta, huso horario, correo, contraseña, horario de trabajo, etc.
- Cerrar sesión: Puede cerrar sesión para que otro usuario pueda usar la aplicación o para terminar su día de trabajo.
¡Eso es todo! Esperemos que disfrute de nuestra aplicación.
¡Felices chats!
